Università
della
Svizzera
italiana
Academy
of Architecture

 
 

Viaggi di studio

 

Scopo della disposizione
Scopo di questa disposizione è rendere efficace l’organizzazione dei viaggi, aiutando a contenere i costi per i corsi e in particolare per gli studenti (rammentiamo che il Consiglio dell’Accademia nella seduta del 23 giugno 2017 ha chiesto di contenere i costi dei viaggi semestrali entro i CHF 450.- tutto incluso) e rispettando le direttive dell0’USI in materia di indennità.

  • Responsabili
    L’organizzazione dei viaggi di studio è compito degli assistenti, che possono avvalersi dell’aiuto del personale amministrativo e in particolare il coordinamentio viaggi (CV), cioè Ilaria Ferreira/Giacomo Timpanaro all’email viaggi.arc@usi.ch.
  • Tempistica
    I viaggi vanno annunciati con la descrizione dei corsi richiesta dalla Direzione, anche per permettere agli studenti di includere questo criterio nelle loro scelte.
    • Viaggi di atelier di 3-4-5 anno: vanno utilizzati i giorni di atelier o il fine settimana, di regola alla fine della 2°/3°/4° settimana dall'inizio del semestre. Sono da evitare le date riservate per i viaggi dei corsi teorici (vedi sotto)
    • Viaggi con docenti di teoria di 3°-4°-5° anno: vanno fatti di regola il 5° fine settimana (Da Venerdì a Domenica). Altre date vanno concordate con l'amministrazione.
    • Viaggi di 1° e 2° anno (materie teoriche e atelier) vanno concordate con gli assistenti-coordinatori dei rispettivi anni (1 anno-S. Perregrini e 2 anno-C. Fantoni) e il coordinamento viaggi.
    • I docenti sono pregati di non fissare consegne o prove scritte durante questi giorni o nei giorni immediatamente successivi.
  • Viaggio
    • Viaggi in torpedone: contattare direttamente le agenzie di noleggio bus
      L'offerta va sottoposta al CV prima dell'accettazione. Per i viaggi in partenza da Mendrisio non é permesso utilizzare trasportatori stranieri. Per i viaggi in città lontane che vengono raggiunte con altri mezzi, bisogna farsi raccomandare un' azienda dall’ente del turismo locale ed allegare la stessa al preventivo.
    • Viaggi in treno: richiedere un preventivo al Rail Service allo 0900 300 300, per i viaggi in svizzera richiedere un preventivo tramite il link.
      Infine per procedere con la prenotazione contattare il CV.
    • Viaggi in aereo (anche se con riservazione individuale): l’assistente si avvale delle quotazioni in internet, o in caso di necessità si rivolge in ricezione o al CV.
  • Preventivo
    NOVITÀ => I nuovi documenti si trovano sotto G:\Viaggi_studio\  (PF non spostare il documento dopo averlo compilato)
    Per una migliore organizzazione e previsione dei costi dei viaggi di studio, si richiede l'allestimento di un preventivo che va approvato dal CV prima dell’organizzazione del viaggio.
  • Incasso e anticipo
    Una volta organizzato il viaggio secondo preventivo, l’assistente procede ad incassare il montante dovuto da ogni studente, facendo firmare il formulario apposito. Sullo stesso si farà notare che chi non parteciperà al viaggio ed ha già pagato, non avrà diritto ad alcun rimborso, ma dovrà affidarsi a una propria assicurazione di viaggio.
    L’incasso sarà consegnato dall’assistente in ricezione e sarà versato nella cassa dell’amministrazione a compensazione delle spese. Eventuali piccoli eccedenze andranno a favore del fondo viaggi per gli studenti. Si raccomanda di evitare di tenere in ufficio somme importanti, che sono responsabilità di chi ha raccolto i soldi.! La ricezione rilascerà una ricevuta al momento del versamento. Una volta consegnato l’anticipo l’assistente puo’ chiedere un anticipo (se ha già un preventivo approvato da CV). L'anticipo per le spese degli studenti va utilizzato unicamente a tale scopo e sarà calcolato in base al preventivo e alla durata del soggiorno.
  • Fondo borsa viaggi studenti
    Nella spesa totale è inclusa una piccola somma di contributo volontario quale contributo di solidarietà. Lo stesso viene gestito congiuntamente dall’amministrazione e dal delegato agli studi secondo le necessità finanziarie, per aiutare a sostenere i viaggi di studenti immatricolati con difficoltà economiche.
  • Consuntivo, fatture
    Il consuntivo deve essere consegnato in ricezione al più tardi 3 settimane dopo il viaggio con tutti i giustificativi ed eventuali anticipi di cassa. Il rimborso spese del viaggio e le fatture, completi di giustificativi, dovranno essere vistati dall’assistente o dal docente e consegnati in amministrazione per la contabilizzazione a carico del corso/atelier.
    Per ogni viaggio studio va compilato 1 rimborso spese.
  • Prima di ogni viaggio - documenti da compilare
    • Il Preventivo
    • Lista studenti, nel caso in cui vengano incassati dei soldi per spese comuni. Importante! l'intero incasso va consegnato in ricezione.
    • Dichiarazione responsabilità per viaggi che vengono organizzati interamente dagli studenti. Es. spostamenti in auto (per informazioni chiedere a Ilaria) Versione cartacea vedi allegati pagina.

 

Altri documenti/link utili:


Per ulteriori informazioni/dettagli
Coordinamento viaggi (CV)

Giacomo Timpanaro e Ilaria Ferreira
tel: +41 58 666 5853

viaggi.arc@usi.ch


Responsabile contenuto

Ilaria Ferreira