Università
della
Svizzera
italiana
Academy
of Architecture

 
 

Viaggi di studio

 
  • Scopo della disposizione

Scopo di questa disposizione è rendere efficace l’organizzazione dei viaggi, aiutando a contenere i costi per i corsi e in particolare per gli studenti.

Rammentiamo che il Consiglio dell’Accademia ha chiesto di ridurre significativamente l’impatto ambientale dei viaggi e procedere a una migliore organizzazione degli stessi in modo da essere razionali ed efficienti per gli studenti, contenendone i costi (entro i CHF 450.- tutto incluso).

 

  • Responsabili

L’organizzazione dei viaggi di studio è compito degli assistenti, che possono avvalersi dell’aiuto del personale amministrativo e in particolare del coordinamentio viaggi (CV), cioè Ilaria Ferreira/Giacomo Timpanaro all’email viaggi.arc@usi.ch.

 

  • Tempistica

I viaggi vanno annunciati con la descrizione dei corsi richiesta dalla Direzione (segreteria virtuale), anche per permettere agli studenti di includere questo criterio nelle loro scelte.

 

  • Viaggi degli atelier 
  • Per raggiungere gli obiettivi decisi, la Direzione raccomanda agli atelier di fare viaggi a lunga distanza solo ogni due semestri e di utilizzare treno/bus per i viaggi in Europa continentale (esclusa Spagna, Portogallo, Regno Unito, Paesi nordici).
  • I viaggi vanno coordinati con l’ufficio viaggi, che indicherà loro in che weekend è possibile farli, in modo che si possa proporre agli studenti alternative sostenibili.
  • I viaggi dal 2 al 5 anno vanno svolti dal giovedì mattina alla domenica sera.
  • Per il 1 anno non sono da prevedere viaggi estesi, in quanto un viaggio di gruppo è organizzato dai corsi teorici riuniti. I giorni disponibili per l’atelier sono tra sabato mattina e martedi’ sera.
  • Sono da evitare le date riservate per i viaggi dei corsi teorici (vedi sotto).

  • Viaggi dei corsi teorici 

  • I viaggi sono organizzati dai corsi dei professori di ruolo annunciandoli nella descrizione dei corsi (segreteria virtuale) e coordinandosi con l’ufficio viaggi per quanto concerne le date.

  • Per tutti gli altri docenti di teoria i viaggi sottostanno alle seguenti regole supplementari:

  • Prima dell’annuncio va richiesta l’approvazione del Professore responsabile d’area, in caso di dubbio decide la Direzione.

  • Il viaggio deve essere facoltativo a tutti gli effetti, il materiale di studio deve essere disponibile per chi non partecipa.

  • Di regola compensa al massimo 2 ore di insegnamento.

  • Non è permesso l’uso dell’aereo o della vettura privata.

  • Il viaggio deve rientrare nel budget di corso assegnato.

  • Sono privilegiati i viaggi svolti in comune con altri corsi, per i quali la Direzione può prevedere eccezioni.

  • Modalità di viaggio
  • Viaggi in torpedone: contattare direttamente le agenzie di noleggio bus
    L'offerta va sottoposta al CV prima dell'accettazione. Per i viaggi in partenza da Mendrisio non é permesso utilizzare trasportatori stranieri. Per i viaggi in città lontane che vengono raggiunte con altri mezzi, bisogna farsi raccomandare un' azienda dall’ente del turismo locale ed allegare la stessa al preventivo.
  • Viaggi in treno: richiedere un preventivo al Rail Service allo 0900 300 300, per i viaggi in svizzera richiedere un preventivo tramite il link.
    Infine per procedere con la prenotazione contattare il CV.
  • Viaggi in aereo (anche se con riservazione individuale): l’assistente si avvale delle quotazioni in internet, o in caso di necessità si rivolge in ricezione o al CV.

  • Preventivo

NOVITÀ => I nuovi documenti si trovano sotto G:\Viaggi_studio\  (PF non spostare il documento dopo averlo compilato)
Per una migliore organizzazione e previsione dei costi dei viaggi di studio, si richiede l'allestimento di un preventivo che va approvato dal CV prima dell’organizzazione del viaggio.

 

  • Incasso e anticipo

Una volta organizzato il viaggio secondo preventivo, l’assistente procede ad incassare il montante dovuto da ogni studente, facendo firmare il formulario apposito. Sullo stesso si farà notare che chi non parteciperà al viaggio ed ha già pagato, non avrà diritto ad alcun rimborso, ma dovrà affidarsi a una propria assicurazione di viaggio.
L’incasso sarà consegnato dall’assistente in ricezione e sarà versato nella cassa dell’amministrazione a compensazione delle spese. Eventuali piccoli eccedenze andranno a favore del fondo viaggi per gli studenti. Si raccomanda di evitare di tenere in ufficio somme importanti, che sono responsabilità di chi ha raccolto i soldi.! La ricezione rilascerà una ricevuta al momento del versamento. Una volta consegnato l’anticipo l’assistente puo’ chiedere un anticipo (se ha già un preventivo approvato da CV). L'anticipo per le spese degli studenti va utilizzato unicamente a tale scopo e sarà calcolato in base al preventivo e alla durata del soggiorno.

 

  • Fondo borsa viaggi studenti

Nella spesa totale è inclusa una piccola somma di contributo volontario quale contributo di solidarietà. Lo stesso viene gestito congiuntamente dall’amministrazione e dal delegato agli studi secondo le necessità finanziarie, per aiutare a sostenere i viaggi di studenti immatricolati con difficoltà economiche.

 

  • Consuntivo, fatture

Il consuntivo deve essere consegnato in ricezione al più tardi 3 settimane dopo il viaggio con tutti i giustificativi ed eventuali anticipi di cassa. Il rimborso spese del viaggio e le fatture, completi di giustificativi, dovranno essere vistati dall’assistente o dal docente e consegnati in amministrazione per la contabilizzazione a carico del corso/atelier.
Per ogni viaggio studio va compilato 1 rimborso spese.

 

  • Prima di ogni viaggio - documenti da compilare
  • Il Preventivo
  • Lista studenti, nel caso in cui vengano incassati dei soldi per spese comuni. Importante! l'intero incasso va consegnato in ricezione.
  • Dichiarazione responsabilità per viaggi che vengono organizzati interamente dagli studenti. Es. spostamenti in auto (per informazioni chiedere a Ilaria) Versione cartacea vedi allegati pagina.

 

Altri documenti/link utili:


Per ulteriori informazioni/dettagli
Coordinamento viaggi (CV)

Giacomo Timpanaro e Ilaria Ferreira
tel: +41 58 666 5853

viaggi.arc@usi.ch

 

Aggiornamento: 12/2019

 


Responsabile contenuto

Ilaria Ferreira